Dokumente an Patienten schicken

In diesem Beitrag werden folgende Fragen beantwortet:

• Anleitung
• Der Behandler, auf den sich die Anfrage bezieht, ist nicht mehr bei uns in der Praxis.
• Der Anfragende ist nicht länger Patient in unserer Praxis.
• Der Anfragende war nie Patient in dieser Praxis.
• Der Link in der E-Mail funktioniert nicht. Es öffnet sich kein neues Fenster.
• Der Upload gelingt nicht. Das Dokument wird nicht übertragen.
• Mein Patient nutzt Vivy. Wie kann ich ihm Dokumente digital übergeben, wenn er in der Praxis ist?
• Welche Dokumente soll ich dem Patienten schicken?
• Kann ich mit einem anderen Arzt ein Dokument teilen?
• Ich habe das falsche Dokument hochgeladen/dem falschen Patienten etwas geschickt.

Gegenwärtig können Sie Dokumente mit Hilfe einer Web-Upload-Funktion über Vivy teilen. In diesem Beitrag stellen wir den genauen Ablauf vor.

Anleitung

Sie erhalten die Anfrage Ihrer Patienten per E-Mail. Wenn Sie in der E-Mail auf „Über Desktop hochladen" klicken, kommen Sie auf die Uploadseite von Vivy. Hier können Sie das ausgewählte Dokument hochladen. Klicken Sie dazu auf das Plus-Zeichen und durchsuchen Sie Ihren Computer nach dem betreffenden Dokument.

Alternativ können Sie das gespeicherte Dokument auch vom Ordner oder Desktop direkt in die Box ziehen und es so hochladen ("drag and drop"). Am einfachsten geht es, wenn Sie einen Ordner haben, in dem Sie alle Dokumente speichern, die über Vivy freigegeben werden sollen. 

Wenn Sie auf das Plus-Zeichen klicken, suchen Sie bitte anschließend das betreffende Dokument, das Sie mit Ihrem Patienten teilen wollen, auf Ihrem Rechner und wählen Sie bitte „Öffnen" aus. Das Dokument wird dann hochgeladen.

Nun können Sie auf der Vivy-Seite auswählen, um welchen Dokumententyp es sich handelt. Klicken Sie anschließend bitte unten auf „Verschlüsselte Übertragung abschließen", um das Dokument direkt in das Nutzerkonto des Patienten zu schicken. 

Sie können den Fortschritt des Hochladens anhand des grünen Balkens mitverfolgen. Das Hochladen an sich sollte - je nach Internetverbindung - nicht mehr als ein paar Sekunden dauern.

Nachdem die erfolgreiche Übermittlung angezeigt wird, können Sie das Browserfenster schließen.

Der Behandler, auf den sich die Anfrage bezieht, ist nicht mehr bei uns in der Praxis.

Sollten Sie dennoch die Unterlagen in der Praxis haben, können Sie das Dokument schicken. Sollte der Behandler die Unterlagen mitgenommen haben, teilen Sie dem Patienten dies bitte kurz als Antwort auf seine E-Mail-Anfrage mit.

Der Anfragende ist nicht länger Patient in unserer Praxis.

Auch wenn die letzte Behandlung bereits vor einiger Zeit durchgeführt wurde, sind Sie dennoch dazu verpflichtet dem Patienten Abschriften aus seiner Patientenakte bereitzustellen und die Dokumente mindestens für eine Dauer von zehn Jahren vorzuhalten.

Fall bereits mehr als zehn Jahre seit dem letzten Termin des Patienten vergangen sind und Sie diese bereits gelöscht haben, teilen Sie ihm dies bitte kurz als Antwort auf seine E-Mail-Anfrage mit.

Der Anfragende war nie Patient in dieser Praxis.

In diesem Fall hat der Patient vermutlich in der App den falschen Arzt ausgewählt. Bitte antworten Sie dem Patienten kurz auf seine E-Mail-Anfrage und teilen ihm dies mit.

Der Upload-Button funktioniert nicht. Es öffnet sich kein neues Fenster.

Prüfen Sie bitte zuerst, ob Sie eine funktionierende Internetverbindung haben. Schließen Sie das Browserfenster und versuchen Sie erneut den Upload aufzurufen. Hier finden Sie die Systemvoraussetzungen für den Dokumentaustausch mit Ihren Patienten.

Sofern es Ihnen weiterhin nicht möglich ist, die gewünschten Dokumente an Ihre Patienten zu übermitteln, schreiben Sie uns eine E-Mail an pro@vivy.com. Teilen Sie uns Ihr Anliegen unter Angabe Ihrer Kontaktdaten mit und wir melden uns zeitnah bei Ihnen zurück.

Der Upload gelingt nicht. Das Dokument wird nicht übertragen.

Schließen Sie bitte die Webseite und versuchen Sie es erneut. Sollten Sie immer noch Probleme haben, kontaktieren Sie bitte unseren Support für Fachkreise.  

Mein Patient nutzt Vivy. Wie kann ich ihm Dokumente schicken, wenn er in der Praxis ist?

Das direkte Verschicken ohne Anfrage des Patienten ist noch nicht möglich. Der Patient kann in der Akte auf Dokumente klicken, dort oben rechts (Android: unten links) auf das Plus klicken und „Persönlicher Link" auswählen. Nun erscheint ein Link, den Sie in Ihren Browser eingeben können. So können Sie ihm das Dokument gleich „mitgeben" - ohne Druckkosten.

Welche Dokumente möchte der Patient?

In der Regel wählt Ihr Patient bei der Anfrage genau aus, welche Dokumente er benötigt. Manchmal kann es jedoch auch vorkommen, dass er die ganze Patientenakte benötigt. Sollte Ihnen unklar sein, welche Dokumente er genau benötigt, fragen Sie bitte direkt bei Ihrem Patienten nach.

Kann ich mit einem anderen Arzt ein Dokument teilen?

Aktuell können Sie nur mit Ihrem Patienten Dokumente teilen. Dieser kann jedoch die von Ihnen gesendeten Dokumente an andere Ärzte weiterleiten. Wie das funktioniert, können Sie hier nachlesen. 

Ich habe das falsche Dokument hochgeladen/dem falschen Patienten etwas geschickt.

Wenden Sie sich in einem solchen Fall bitte per E-Mail direkt an unseren Support für Ärzte. Unsere Ansprechpartner für Arztpraxen, Kliniken und IT-Partner erreichen Sie per E-Mail über pro@vivy.com. Teilen Sie uns Ihr Anliegen unter Angabe Ihrer Kontaktdaten mit und wir melden uns zeitnah bei Ihnen zurück.